Bez względu na to, czy jest się właścicielem dużej firmy czy osobą fizyczną, w pewnym momencie ilość zgromadzonych dokumentów staje się przytłaczająca. Dobrze jest zadbać o porządek, a także bezpieczeństwo. Zorganizowane przechowywanie pozwoli na szybkie odnalezienie potrzebnego pisma.

Próba odnalezienia potrzebnego dokumentu może prowadzić do powiększania się chaosu w ich kolekcji. Warto posegregować je w grupy tematyczne i przechowywać je w zabezpieczonym miejscu. W przypadku osób fizycznych z powodzeniem powinno wystarczyć ukrycie teczek. Właściciele firm powinni jednak przemyśleć zainstalowanie w budynku systemu antywłamaniowego, dodatkowo wyposażonego w zestaw monitoringu.

Jak segregować dokumenty?

Wszystkie ważne dokumenty powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu. Ponadto, aby zredukować czas niezbędny do odnalezienia potrzebnego pisma, warto je posegregować względem pochodzenia lub przeznaczenia. Polecanymi kategoriami, na jakie można je podzielić, mogą być dokumenty z urzędów, miejsc zatrudnienia, gwarancje na wartościowe produkty, akty sądowe i zaświadczenia medyczne. Nie powinno się ich dziurawić – lepszym rozwiązaniem jest przechowywanie ich w koszulkach, a następnie w odpowiednio opisanych segregatorach. Dodatkowo, jeżeli dokumenty z jednej grupy dotyczą kilku osób i mogą być trzymane w tym samym miejscu, można je oddzielić od siebie widoczną zakładką. Uniknie się dzięki temu potrzeby wertowania ich pojedynczo.

Jak długo przechowywać ważne dokumenty?

Z każdym rokiem ilość przechowywanych dokumentów będzie rosła. To także może w przyszłości generować nieporządek. Dobrze jest weryfikować co jakiś czas, czy wszystkie dokumenty są potrzebne. Najprościej jest z wszelkiego rodzaju gwarancjami. Nie ma sensu trzymać ich po skończeniu się okresu gwarancyjnego. Zdarza się, że do mniejszych urządzeń nie dostaje się karty gwarancyjnej – dowodem uprawniającym do ubiegania się o naprawę jest w tym przypadku paragon. Niestety z czasem mogą wyblaknąć. Skutecznym rozwiązaniem jest wykonanie kopii i przechowywanie jej tak jak innych dokumentów.

Pisma pochodzące z Urzędu Skarbowego powinny być przechowywane przez 5 lat od końca roku, którego dokument dotyczy. Opłaty związane z rachunkami, takimi jak prąd czy woda, należy przechowywać przez 3 lata – elektroniczne dowody wpłat także warto wydrukować, by były pod ręką w razie potrzeby.